Datenschutzerklärung für Webinare und Online-Veranstaltungen

Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir (The Hardt Group GmbH, nachfolgend „THG“ genannt) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Online-Veranstaltungen (z. B. Webinare, Experten-Talks) unter Verwendung der Videokonferenzlösungen Microsoft Teams und Zoom.

Verantwortlicher

Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist:

The Hardt Group GmbH
Hursterhöfe 26
47877 Willich

Telefon: +49 2159 6961528
E-Mail: privacy@hardt-group.com

Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten

Im Rahmen unserer Online-Veranstaltungen verarbeiten wir – abhängig von der verwendeten Plattform und Ihrer Art der Teilnahme – folgende personenbezogene Daten:

• Kommunikationsdaten (z. B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, weitere berufliche oder private Kontaktdaten wie Telefonnummer, Unternehmen und berufliche Position, sofern Sie diese personenbezogen angeben)
• Logfiles, Protokolldaten
• Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme)
• Profildaten (z. B. Ihr Anzeigename, sofern Sie diesen von sich aus angeben)

Sichtbarkeit für andere Teilnehmende

Sofern Sie Ihre Kamera während einer Veranstaltung aktivieren, sind Sie für die übrigen Teilnehmenden mit Bild sichtbar; bei aktiviertem Mikrofon sind Sie entsprechend hörbar. Bei den meisten unserer Veranstaltungen (Standardmodus) können die Teilnehmenden zudem die Namen der anderen Teilnehmenden in der Teilnehmerliste sehen.

Anonyme Teilnahme

Bei einigen unserer Veranstaltungen – insbesondere bei Webinaren und Q&A-Sessions über Zoom – bieten wir eine anonyme Teilnahme an. „Anonym“ bezieht sich dabei auf die Sichtbarkeit gegenüber den anderen Teilnehmenden während der Veranstaltung, nicht auf die Anmeldung selbst: Zur Anmeldung und zum Versand des Einwahllinks benötigen wir weiterhin Ihre Kontaktdaten (siehe oben). Anders als z. B. im Standardmodus von Microsoft Teams können die Teilnehmenden einer anonymen Veranstaltung untereinander jedoch nicht sehen, wer außer ihnen selbst teilnimmt – weder Namen noch E-Mail-Adressen noch Videobilder anderer Teilnehmender werden angezeigt.

Da andere Teilnehmende Sie in diesem Modus weder namentlich noch per Bild wahrnehmen können, ist es ihnen auch nicht möglich, Sie gezielt in eigenen Mitschnitten, Aufnahmen oder Transkriptionen zu identifizieren. Von uns als Veranstalter vorgenommene Aufzeichnungen oder Transkriptionen sind hiervon unberührt und im Abschnitt „Aufzeichnung und Transkription“ gesondert beschrieben.

Microsoft Teams

Durch die Videokonferenzfunktion von Microsoft Teams können wir Ihnen eine Teilnahme über Video/Audio an unseren Online-Veranstaltungen anbieten. Neben dem Modus „Team Meetings“ nutzen wir für größere Veranstaltungen auch den Webinar-Modus von Microsoft Teams, bei dem sich Teilnehmende vorab registrieren. Es erfolgt grundsätzlich keine Aufzeichnung der Veranstaltung durch uns als Veranstalter (Ausnahmen siehe Abschnitt „Aufzeichnung und Transkription“ unten).

Wir weisen darauf hin, dass wir technisch nicht verhindern können, dass andere Teilnehmende eigenständig – auch entgegen unserer Bitte – Bildschirmaufnahmen, Video- oder Tonmitschnitte der Veranstaltung erstellen. Wir bitten alle Teilnehmenden ausdrücklich, von eigenen Aufzeichnungen abzusehen.

Die Datenverarbeitung führen wir aufgrund eines berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO durch. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Durchführung von Online-Informationsveranstaltungen zur Information der Teilnehmenden über fachliche Themen sowie über unser Unternehmen und unsere Geschäftsaktivitäten. Dies schließt die erneute Einladung zu Veranstaltungen sowie die Zusendung von Einladungen zu Webinaren ein.

Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland. Die Datenverarbeitung mit Microsoft Teams (Teil von Office 365) erfolgt gemäß unserer Konfiguration im Microsoft 365 Admin Center mit Speicherort (Committed Geography) Deutschland. Wir haben mit Microsoft eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen und die Funktion „Customer Lockbox“ implementiert, wodurch Microsoft grundsätzlich kein eigenständiger Zugriff auf unsere Daten möglich ist. Für den Ausnahmefall eines im Einzelfall von uns genehmigten Fernwartungszugriffs außerhalb der EU haben wir mit Microsoft EU-Standardvertragsklauseln vereinbart.

Microsoft kann Kundendaten in begrenztem Umfang zu eigenen legitimen Geschäftszwecken verarbeiten – dazu zählen insbesondere Abrechnung und Kontoverwaltung, die Verhinderung von Betrug und Missbrauch, die Aufrechterhaltung der Sicherheit der Dienste sowie die Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten. Für diese eng begrenzten Verarbeitungen ist Microsoft eigenständig datenschutzrechtlich verantwortlich. Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung von Microsoft.

Zoom

Alternativ zu Microsoft Teams nutzen wir für einige unserer Online-Veranstaltungen (insbesondere Webinare mit größerer bzw. externer Teilnehmerzahl, teils mit anonymer Teilnahmemöglichkeit) die Videokonferenzlösung Zoom.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf derselben Rechtsgrundlage und zu denselben Zwecken wie bei Microsoft Teams: unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Durchführung von Online-Informationsveranstaltungen.

Anbieter ist die Zoom Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, 6th Floor, San Jose, CA 95113, USA. Wir nutzen ein kostenpflichtiges Zoom-Konto mit aktivierter EU-Datenresidenz („EU-Cluster“): Die Verarbeitung der Echtzeit-Meeting-Daten (Video, Audio, Chat) erfolgt dadurch ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Eine routinemäßige Übermittlung Ihrer Meeting-Inhalte in die USA findet damit nicht statt.

Für bestimmte Konto- und Support-Daten sowie für den Ausnahmefall, dass ein Datentransfer außerhalb der EU dennoch erforderlich wird, haben wir mit Zoom einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO unter Einbeziehung der EU-Standardvertragsklauseln geschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen. Zooms Global Data Processing Addendum ist öffentlich einsehbar unter: https://explore.zoom.us/docs/doc/Zoom_GLOBAL_DPA.pdf

Aufzeichnung und Transkription von Veranstaltungen

Aufzeichnung

Es erfolgt grundsätzlich keine Aufzeichnung unserer Online-Veranstaltungen. In Ausnahmefällen kann eine Aufzeichnung unter folgenden Voraussetzungen stattfinden:

1. Vorherige zweifache ausdrückliche Ankündigung der geplanten Aufzeichnung an die Teilnehmenden (bei Einladung und erneut vor Beginn der aufzuzeichnenden Veranstaltung)
2. Den Teilnehmenden wird der Link zu dieser Datenschutzinformation zur Verfügung gestellt

Die Aufzeichnung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Dokumentation und Nachnutzung fachlicher Inhalte.

Transkription

Zusätzlich zur bzw. anstelle der Aufzeichnung können wir Veranstaltungen automatisiert transkribieren lassen, d. h. gesprochene Wortbeiträge werden maschinell in Text umgewandelt. Hierfür nutzen wir die in Microsoft Teams bzw. Zoom bereits integrierten Transkriptionsfunktionen der jeweiligen Plattform (siehe oben genannte Anbieter).

Da eine Transkription die gesprochenen Beiträge einzelner Teilnehmender einschließt, informieren wir hierüber – ebenso wie bei einer Aufzeichnung – vorab zweifach (bei Einladung und erneut vor Beginn der Veranstaltung). Nehmen Sie an einer entsprechend angekündigten Veranstaltung teil, gehen wir von Ihrer Einwilligung in die Transkription aus (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie haben die Möglichkeit, ohne Angabe von Gründen ohne Kamera/Mikrofon teilzunehmen oder die Veranstaltung zu verlassen, wenn Sie mit einer Transkription Ihrer Wortbeiträge nicht einverstanden sind.

Datenspeicherung

Login-Daten und IP-Adressen werden spätestens nach 180 Tagen gelöscht. Aufzeichnungen und Transkripte werden gelöscht, sobald der Zweck ihrer Erstellung entfällt, spätestens jedoch nach 12 Monaten.

Ihre Rechte

Sie können um Auskunft darüber bitten, welche personenbezogenen Daten wir speichern. Sofern Sie personenbezogene Daten auf Basis eines Vertrags oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, sind Sie berechtigt, diese Daten in einem gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Sie können auch die Löschung, Berichtigung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen. Sofern Sie eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf Basis eines berechtigten Interesses verwenden, können Sie der Verwendung Ihrer Daten widersprechen. In diesem Fall werden wir Ihre Daten nicht mehr verwenden, es sei denn, unsere Interessen überwiegen nachweislich.

Ansprechpartner

Sofern Sie Fragen zu unserer Verwendung personenbezogener Daten oder dieser Datenschutzerklärung haben oder Ihre Rechte ausüben möchten, können Sie sich jederzeit an uns wenden:

The Hardt Group GmbH
Hursterhöfe 26
47877 Willich
Telefon: +49 2159 6961528
E-Mail: privacy@hardt-group.com